El término automatización en el ámbito legal ha existido durante años, asociado con el aumento de la productividad y la eficiencia. Sin embargo, su aplicación ha estado principalmente limitada a herramientas de automatización de documentos independientes como macros o soluciones enfocadas en la gestión empresarial del derecho. Más comúnmente, la automatización se ha aplicado a procesos y tareas simples y lineales dentro de la práctica legal.
El trabajo legal suele ser complejo, ya que requiere intervención humana, conocimientos especializados y criterio. En consecuencia, solo un número limitado de flujos de trabajo han sido automatizados de manera integral en procesos transaccionales o de alto valor. En la mayoría de los casos, se automatizan o mejoran partes más pequeñas o aisladas dentro de un proceso más amplio, utilizando herramientas de flujo de trabajo con objetivos y resultados más específicos.
¿Cuál es la verdadera promesa de la automatización de flujos de trabajo y procesos?
Para responder a esta pregunta, comencemos con lo esencial: automatización de flujos de trabajo.
La automatización de flujos de trabajo es un enfoque diseñado para facilitar el flujo continuo de tareas, documentos e información dentro de actividades laborales. Todo ello se realiza de forma independiente, siguiendo reglas y lógica empresarial predefinidas.
Un flujo de trabajo es, en esencia, una secuencia de actividades necesarias para alcanzar un resultado, impulsadas por datos. La tecnología moderna permite mejorar estos procesos mediante, formas inteligentes, listas de verificación, matrices de datos pre-llenados, tareas y actividades automatizadas, manteniendo, al mismo tiempo, la supervisión e intervención humana.
Es importante destacar que, aunque la tecnología permite la automatización de procesos y flujos de trabajo, no es una solución mágica.
Identificando oportunidades de automatización
Para aplicar la automatización de flujos de trabajo de manera efectiva, es fundamental detectar áreas con desperdicio, baja productividad o procesos poco estructurados.
Esto implica mapear el proceso actual (as-is process), es decir, el estado actual del flujo de trabajo, incluyendo interacciones humanas y tecnológicas, los sistemas involucrados y las reglas y la lógica que determinan cómo, cuándo y por quién deben realizarse las tareas. Con esta información, se define el proceso futuro (to-be process), el cual será implementado con el objetivo de optimizar los resultados y las interacciones, alineándolos con reglas y lógica empresarial predefinidas.
Es fundamental comprender que cualquier forma de automatización representa un cambio, lo cual puede resultar un desafío para las organizaciones, sin importar su tamaño. Además, se requiere identificar y desarrollar las habilidades necesarias para adoptar con éxito estos procesos automatizados.
El impacto de la automatización en las firmas de abogados
A pesar de estos desafíos, es alentador ver que cada vez más firmas legales están centrando su atención en la mejora de procesos y en proyectos basados en datos. En un panorama legal en constante evolución, la automatización está marcando el inicio de una nueva era, con el potencial de ofrecer mayor eficiencia, reducción de costos y aumento de la productividad en los despachos de abogados.
Adoptar la automatización implica un cambio de paradigma hacia la centralización en los datos, un factor clave para el éxito en el entorno legal actual, más allá de la automatización de flujos de trabajo. Aprovechar soluciones basadas en datos puede aumentar la productividad de las firmas legales, permitiéndoles ofrecer mejores resultados a sus clientes y tomar decisiones más informadas con base en un conocimiento integral de sus flujos de trabajo.
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